Dokumentations- und Berichtspflicht

§ 10 (1) Die Erfüllung der Sorgfaltspflichten nach § 3 ist unternehmensintern fortlaufend zu dokumentieren.

(2) Das Unternehmen hat jährlich einen Bericht über die Erfüllung seiner Sorgfaltspflichten im vergangenen Geschäftsjahr zu erstellen und spätestens vier Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahrs auf der Internetseite des Unternehmens für einen Zeitraum von sieben Jahren kostenfrei öffentlich zugänglich zu machen.

Die fortlaufende betriebliche interne Dokumentationspflicht dient dem Gesetzgeber und seinen Organen aber auch dem Unternehmen selbst zur grundlegenden Information über den Nachweis unternehmerischer Sorgfaltspflichten. Sie ist vertraulich und nicht öffentlich. Demgegenüber besteht eine externe Berichtspflicht über die Maßnahmen des abgelaufenen Jahres.

Was gehört in den Bericht?

Zunächst ist über Verfahrensschritte und Ergebnisse der Risikoanalyse zu informieren. Die Form muss verständlich, nachvollziehbar und plausibel sein. Wer eine Grundsatzerklärung nach §6 bereits zur Hand hat, kann diese für die Berichterstellung nutzen.

Sofern das Unternehmen bei seinen Recherchen keine Risiken oder Verletzungen einer menschenrechtsbezogenen oder einer umweltbezogenen Pflicht festgestellt hat und Beweise dafür vorlegen kann bzw. „eine plausible Erklärung“ seiner Compliance liefert, ist die Dokumentation der Sorgfaltspflichten damit abgeschlossen.

Gab es menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken oder tatsächliche Pflichtverletzungen? Dann soll das Unternehmen darlegen, wie es seine Sorgfaltspflichtenzu erfüllen versucht. Alle Maßnahmen zu Prävention und Abhilfe sind zu begründen und zu dokumentieren und zwar unterteilt nach: eigener Geschäftsbereich, unmittelbare Zulieferer, mittelbare Zulieferer. Wurden Beschwerden – auch über mittelbare Lieferanten – entgegengenommen und bearbeitet?

Alles dokumentieren!

Welche Auswirkungen die getroffenen Maßnahmen hatten und warum gerade diese gewählt wurden, ist ebenso darzulegen. Welches Fazit hat das Unternehmen für die Planung möglicher Folgemaßnahmen gezogen? Hier geht es um den betriebsinternen Abwägungsprozess, der verschriftlich werden sollte, um später die Angemessenheit der Entscheidungen darlegen zu können. Da die zuständige Behörde den Unternehmen einen großen Spielraum im Risikomangement einräumt und nicht unbedingt den Erfolg sondern das plausible Bemühen bewertet, sollten Unternehmensentscheidungen im Bereich des LkSG und ihre Begründungen immer als Beweismittel griffbereit sein.

Wann muss ich tätig werden?

Die fertigen Berichte müssen beim Bundeamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) digital eingereicht werden. Erstmalig ist dies nach Ablauf des Geschäftsjahres 2023 der Fall, also bis spätestens 30. April 2024, je nach Unternehmensgröße. Dies bedeutet, dass ab 1.1.2023 mit der fortlaufenden Dokumentationspflicht für Unternehmen mit mehr als 3.000 Beschäftigten zu beginnen ist.

Das BAFA ist ermächtigt, Kontrollen bei Unternehmen durchzuführen. Bei Vermutung eines Risikos können Personen vorgeladen werden. Im Zweifelsfall können sogar Geschäftsräume betreten werden, um Unterlagen zu prüfen. Werden Missstände ermittelt, können Abhilfemaßnahmen befohlen werden und Bußgelder verhängt werden.

Eine detaillierte Anleitung zum Erstellen von Berichten finden Sie in meinem Buch:

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