Kommunikation

Dokumentations- und Berichtspflicht (§10)

„(1) Die Erfüllung der Sorgfaltspflichten nach § 3 ist unternehmensintern fortlaufend zu dokumentieren. Die Dokumentation ist ab ihrer Erstellung mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren.

(2) Das Unternehmen hat jährlich einen Bericht über die Erfüllung seiner Sorgfaltspflichten im vergangenen Geschäftsjahr zu erstellen und spätestens vier Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahrs auf der Internetseite des Unternehmens für einen Zeitraum von sieben Jahren kostenfrei öffentlich zugänglich zu machen.“

Dieser Paragraph geht noch weiter aber wichtig ist die Unterscheidung zwischen der internen Dokumentation, welche ab Eintreten des LkSG läuft und der externen Berichtspflicht für die Öffentlichkeit und der Berichtspflicht an Ende eines Geschäftsjahres an das Bundesamt für Ausfuhrkontrolle (BAFA)

Die fortlaufende interne Dokumentation

Dass die Erfüllung der Sorgfaltspflichten nach §3 unternehmensintern fortlaufend zu dokumentieren ist, heißt: unverzüglich, nachdem Maßnahmen ergriffen wurden, um der Sorgfaltspflicht zu genügen. Diese Dokumentation ist für die Öffentlichkeit nicht zugänglich und kann deshalb auch sensible Informationen enthalten, die Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse berühren. Sie dient dem Unternehmen als Nachweis für die Erfüllung seiner Pflichten. Die Dokumentation ist ab ihrer Erstellung mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren. Der Berichtszeitraum beginnt am 01.01.2023 (bzw. 01.01.2024 für Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitenden).

Im Nationalen Aktionsplan NAP wurde bereits erwartet, dass Unternehmen einen Informationspool anlegen, mit dem sich belegen lässt, dass sie die tatsächlichen und potenziellen Auswirkungen ihres Handelns auf die Menschenrechte untersucht haben und Wege suchen, diesen Risiken zu begegnen. Unterlassungen blieben allerdings ohne Konsequenzen.

Von behördlicher Seite aus wird ab 2023 kontrolliert:

  •  Ob der Bericht verständlich, nachvollziehbar und plausibel ist

  • Ob das Unternehmen Risiken identifiziert hat und welche diese sind

  • Wie eingeleitete Maßnahmen zur Erfüllung seiner Sorgfaltspflicht beschrieben werden

  • Welche Maßnahmen beim unmittelbaren und mittelbaren Zulieferer erfolgten

  • Wie mit eventuellen Beschwerden umgegangen wurde

  • Wie das Unternehmen die Auswirkungen der eigenen Maßnahmen bewertet

  • Wie wirkungsvoll die Maßnahmen waren und ob Folgemaßnahmen geplant sind

  • Welche Schlussfolgerungen das Unternehmen für zukünftige Maßnahmen zieht.

 

Für das Berichtsformat wird demnächst ein elektronischer Zugang von der Behörde bereitgestellt. [...]

Externe Transparenz und Nachhaltigkeitsbericht

 

Von den internen Dokumentationsaufgaben zu unterscheiden ist die externe Berichtspflicht, welche einmal im Jahr erfolgen muss und eine Rückschau auf das vergangene Geschäftsjahr darstellt. Mit Ende des vierten Monats nach Ende des Berichtszeitraums (der frei wählbar ist) muss der Bericht auf der Internetseite des Unternehmens veröffentlicht und für sieben Jahre frei zugänglich sein.

Wenn die Siegel, Zertifikate oder Audits, die ein Unternehmen nachweisen kann, die gesetzlichen Sorgfaltsanforderungen erfüllen, können sie als wichtige Anhaltspunkte für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten dienen. Dasselbe gilt für Management-Systeme, wie sie im Kapitel „Labels, Regelwerke und Management-systeme“ in diesem Buch beschrieben werden.

 

Unternehmen können dabei nicht gezwungen werden, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse preiszugeben. Und auch hier gilt wieder: „Hat das Unternehmen kein Risiko [für menschenrechtliche und umweltbezogene Pflichten im §2] festgestellt und dies in seinem Bericht plausibel dargelegt, sind keine weiteren Ausführungen nach Absatz 2 Nummern 2 bis 4 erforderlich“.

Wenn ausländische Tochtergesellschaften keine Zweigniederlassung eines in Deutschland ansässigen Unternehmens sind, unterliegen diese nicht der Berichtspflicht, weil sie nicht unter den Anwendungsbereich gemäß § 1 LkSG fallen.

Informationen, die für die Öffentlichkeit bestimmt sind, nennt man auch Nachhaltigkeitsbericht. Immer mehr Unternehmen nutzen einen Nachhaltigkeitsbericht, um über ihre soziale und ökologische Verantwortung zu informieren. [...]

Lesen Sie weiter in meinem neuen Buch:

buchseite1._edited.jpg